Prywatność danych

Polityka prywatności dotycząca procesu rekrutacji i onboardingu

Szanowny Kandydacie,

Zobowiązujemy się do ochrony i poszanowania Twojej prywatności oraz do przestrzegania przepisów o ochronie danych. Niniejsza polityka określa, w jaki sposób to robimy i w jaki sposób szanujemy Twoje prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych ("dane osobowe"), które przetwarzamy lub przechowujemy.

Marelli Holdings Co., Ltd. z siedzibą pod adresem 4-19 Miyahara-cho 2-chome, Kita-Ku, Saitama-city, Saitama 331-8501, Japonia ("Marelli Japan"), Marelli Europe S.p.A. z siedzibą pod adresem Viale Aldo Borletti 61/63, 2011 Corbetta (MI), Włochy ("Marelli Italy") oraz zatrudniający podmiot w strukturze Marelli (zwany dalej "Administratorami danych")) informują, że dane osobowe są przetwarzane z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych jak również bez, zgodnie z rozporządzeniem UE 2016/679 ("RODO") i stosownie do opisanych poniżej celów.

     1. Dlaczego Marelli przetwarza Twoje dane?

Dane osobowe mogą być gromadzone w  trakcie Procesu Rekrutacji i Wdrażania do pracy w Marelli, gdy przesyłasz nam CV, aplikację lub powiązane materiały za pośrednictwem naszej wewnętrznej strony kariery i/lub na zewnętrznych stronach poświęconych karierze, a także za pośrednictwem innych zewnętrznych portali z ofertami pracy, takich jak np. LinkedIn itp., a także gdy w inny sposób ubiegasz się o pracę w Marelli.

     2. Cel przetwarzania

Administratorzy danych przetwarzają Twoje dane w celu przyciągnięcia, selekcji i wdrożenia kandydatów do pracy w Marelli.

     3. Kategorie danych osobowych

Administratorzy danych mogą (jeśli zezwala na to prawo lokalne) gromadzić, przechowywać i wykorzystywać następujące kategorie danych osobowych:

• Dane osobowe, np.: imię i nazwisko, dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail, adres pocztowy), status zezwolenia na pracę.
• Wykształcenie: w zależności od kraju/regionu, wykształcenie z certyfikacją i walidacją.
• Doświadczenie zawodowe: historia wcześniejszego zatrudnienia (nazwy stanowisk, daty zatrudnienia i obowiązki, odpowiednie umiejętności/osiągnięcia na  poprzednich stanowiskach, referencje od poprzednich pracodawców lub przełożonych).
• Umiejętności i kwalifikacje: Szczególne umiejętności, dowód biegłości  merytorycznej  i biegłości językowej.
• Dodatkowe informacje: takie, jak list motywacyjny, CV/życiorys, portfolio, odpowiedzi na pytania lub oceny dotyczące aplikacji, wynagrodzenie i pakiet wynagrodzeń, premie, świadczenia dodatkowe oraz wizerunek lub oficjalny dowód tożsamości i/lub głos: informacje dotyczące wizerunku i/lub głosu nowego pracownika uzyskane za pomocą sprzętu do nagrywania obrazu i dźwięku oraz wszelkie inne informacje, które pozyskujemy z Twojego CV i/lub podajesz podczas aplikacji,  na etapie rekrutacji, podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub w trakcie zatrudniania.

Kategorie te są gromadzone tylko wtedy, gdy zostały one dostarczone lub udostępnione publicznie przez kandydata lub, jeśli weryfikacja takich informacji jest dozwolona przez lokalne prawo,  lub jeśli można je wywnioskować z materiałów aplikacyjnych.
 

     4. Szczególne kategorie danych osobowych, zgodnie z art. 9 RODO

W trakcie procesu rekrutacji i wdrażania, w zależności od jurysdykcji, której podlega kandydat i w zakresie dozwolonym przez prawo, możemy również gromadzić pewne szczególne kategorie danych osobowych kandydata wynikające z art. 9 RODO, nieniej  prosimy o nieprzekazywanie szczególnych kategorii danych osobowych, chyba że jest to konieczne.
 

     5. Podstawa prawna przetwarzania

Administratorzy Danych przetwarzają dane osobowe w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji i onboardingu:

Podstawa prawna przetwarzania danych wynika z RODO:

• art. 6 lit. b) RODO: w celu podjęcia działań na żądanie kandydata przed zawarciem umowy, 
• w zakresie, w jakim kandydat wyraził zgodę, art. 6 lit. a) RODO: z wyrażoną zgodą na przetwarzanie swoich danych osobowych w Procesie Rekrutacji i Onboardingu oraz
• jeśli jest to konieczne zgodnie z art. 6 lit. c) RODO, w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorach danych lub jednym z Administratorów danych.

Dla wyjaśnienia: szczególne kategorie danych osobowych są przetwarzane – jeśli w ogóle – wyłącznie w jurysdykcjach zezwalających na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych i tam, gdzie wymagana jest podstawa prawna przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych (np. zgodnie z RODO)

• za wyraźną zgodą kandydata (art. 9 ust. 2 lit. a) RODO), a ponadto
• jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do celów wypełniania obowiązków i wykonywania szczególnych praw administratorów danych lub kandydata w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, w zakresie, w jakim zezwala na to prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego lub układ zbiorowy pracy zgodnie z prawem państwa członkowskiego przewidujący odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów kandydata (art. 9 ust. 1 lit. a) 2 lit. b) RODO).

Poza RODO zastosowanie ma odpowiednia podstawa - prawa lokalnego. Jeśli inna podstawa prawna nie ma zastosowania zgodnie z prawem lokalnym, przetwarzanie danych odbywa się za zgodą kandydata.

     6. Bezpieczeństwo danych

Administratorzy danych wprowadzili odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych osobowych oraz zapobieżenia przypadkowej ich utracie, wykorzystaniu lub udostępniu - w nieuprawniony sposób, - zmianie lub ujawnieniu. Nasi usługodawcy będą przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie zgodnie z naszymi udokumentowanymi instrukcjami i podlegają obowiązkowi zachowania poufności.

Dane osobowe kandydatów są przechowywane na serwerach SAP zlokalizowanych w Holandii i Niemczech.

Częścią procesu Pre-Onboarding jest szkolenie online w chmurze dostawcy Easygenerator B.V. z przechowywaniem danych w Niemczech i Irlandii.

Dane osobowe zawarte w wiadomościach e-mail i przetwarzane na potrzeby spotkań online MS-Teams są przechowywane w chmurze Microsoft Cloud w Japonii.

     7. Udostępnianie danych

Należycie upoważniony personel Administratorów Danych i ich spółek poiązanych  może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych wyłącznie w niezbędnym zakresie.

Administratorzy danych mogą udostępniać dane osobowe użytkownika stronom trzecim: (i) gdy komunikacja jest niezbędna do zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami, na przykład na żądanie organów sądowych; (ii) w przypadku nadzwyczajnych operacji ograniczonych do kadry kierowniczej (np. fuzje, przejęcia, przeniesienie aktywów itp.). Kategoriami odbiorców danych są urzędy, sądy, potencjalni nabywcy działalności biznesowej Marelli, konsultanci zewnętrzni (prawo, firmy księgowe), których lista może zostać dostarczona na żądanie.

Twoje dane osobowe są również udostępniane naszym usługodawcom (np. dostawcom usług technicznych, administracyjnych i/lub organizacyjnych, takich jak wsparcie informatyczne i hostingowe, dostawcom aplikacji, dostawcom usług marketingowych) w szczególności SAP Italia S.p.A., Via Monza 7/A, 20871 Vimercate (MB), Włochy (w celu gromadzenia i przetwarzania danych kandydata na potrzeby procesu rekrutacji i onboardingu),  Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irlandia (w przypadku komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej i MS Teams), Appian Software International LLC, Baarerstrasse 21, 6300 Zug, Szwajcaria (w celu komunikacji na etapie wstępnego wdrożenia za pośrednictwem poczty elektronicznej), Google LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA lub jeśli kandydat mieszka w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) lub Szwajcarii:  Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia (do oglądania filmów).

Jeśli klikniesz ofertę pracy na platformie mediów społecznościowych, zostaniesz przekierowany do naszego dostawcy usług SAP Success Factors, gdzie możesz złożyć wszystkie dokumenty i informacje dotyczące podania o pracę. Platforma mediów społecznościowych dowiaduje się tylko, że klikany jest dalszy link.

Jeśli kandydat wyrazi na to wyraźną zgodę, jego dane osobowe będą nie tylko przekazywane i przetwarzane zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu wyłącznie w celu złożenia podania o pracę, ale także zostaną przekazane do wszystkich spółek w ramach Marelli (na całym świecie), w celu uzyskania innych ofert pracy. Twoja zgoda jest wymagana, jeśli chcesz, aby inne firmy Marelli brały pod uwagę Twoją kandydaturę do dalszej pracy, rozwoju kariery, itp.

Jeśli ubiegasz się o pracę w firmie w USA, pamiętaj, że możemy być zmuszeni do udostępnienia Twoich danych osobowych usługodawcy w celu sprawdzenia przeszłości.

     8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Informujemy, że w przypadku przekazania danych poza EOG Spółka zastosuje wszelkie odpowiednie środki umowne w celu zagwarantowania odpowiedniej ochrony danych w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia zgodne z RODO, takie jak standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, w celu uregulowania przekazywania danych osobowych poza EOG oraz odpowiednie dodatkowe zabezpieczenia,  w razie potrzeby lub decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do wiarygodnych państw trzecich.

     9. Przechowywanie danych: Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane?

Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres ściśle niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone oraz do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa i regulacji. Harmonogram usuwania danych osobowych kandydata zależy zatem od kraju i regionu.

Gdy Administratorzy Danych nie będą już potrzebować Twoich danych osobowych do wyżej wymienionych celów, będą przechowywać Twoje dane w należyty sposób i tylko przez okres niezbędny do ustalenia, wykonania i obrony roszczeń prawnych. Po upływie tego okresu dane zostaną trwale i nieodwracalnie usunięte lub zanonimizowane. Oznacza to, że w następujących krajach firma zatrudniająca przechowuje Twoje dane osobowe

a. w profilu kandydata w okresie przechowywania w danym kraju w poniższej tabeli, począwszy od ostatniego dostępu do SuccessFactors (ale nie zanonimizuje go, gdy kandydat uczestniczy w otwartym procesie aplikacyjnym) oraz

b. W danych dotyczących aplikacji kandydatów dla danego kraju okresu przechowywania w poniższej tabeli z okresem przechowywania rozpoczynającym się w momencie zamknięcia oferty pracy w systemie rekrutacyjnym: