Datenschutzrichtlinien

Datenschutzerklärung für den Bewerbungs- und Einstellungsprozess

Liebe/r Bewerber/in,

wir schützen und respektieren Ihre Privatsphäre und halten uns an die Datenschutzgesetze. Diese Datenschutzerklärung zeigt, wie wir dies tun und wie wir Ihre Rechte in Bezug auf sämtliche personenbezogenen Daten („personenbezogene Daten“), die wir verarbeiten oder speichern, schützen.

Marelli Holdings Co., Ltd. mit Firmensitz in 4-19 Miyahara-cho 2-chome, Kita-Ku, Saitama-city, Saitama 331-8501, Japan (“Marelli Japan”), Marelli Europe S.p.A. mit Firmensitz in der Viale Aldo Borletti 61/63, 2011 Corbetta (MI), Italien (“Marelli Italien”) und das einstellende Marelli Unternehmen (nachfolgend alle drei: „Verantwortliche“) informieren Sie, dass Ihre personenbezogenen Daten mit und ohne elektronische Hilfsmittel nach Logiken und Verfahren, die mit den unten beschriebenen Verarbeitungszwecken in Einklang stehen und in Übereinstimmung mit der EU-Verordnung 2016/679 („DSGVO“), verarbeitet werden.

     1. Warum verarbeitet Marelli Ihre Daten?

Personenbezogene Daten können durch die Interaktion mit dem Marelli Bewerbungs- und Einstellungsprozess erfasst werden, wenn Sie einen Lebenslauf, eine Bewerbung oder damit zusammenhängende Materialien an die Verantwortlichen über unsere interne Karriereseite und/oder externe Karriereseiten sowie über andere externe Jobbörsen wie z.B. LinkedIn etc. übermitteln, und wenn Sie sich anderweitig über eine Stelle bei den Verantwortlichen informieren oder bewerben.

     2. Zweck der Verarbeitung

Die Verantwortlichen verarbeiten Ihre Daten, um Bewerber (m/w/d) („Bewerber“) für das einstellende Marelli Unternehmen zu gewinnen, auszuwählen und einzustellen.

     3. Kategorien von personenbezogenen Daten

Die Verantwortlichen können, wenn nach lokalem Recht erlaubt, die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten erheben, speichern und nutzen:

• Personenbezogene Informationen, z.B.: Name, Kontaktinformationen (Mobilnummer, E-Mail- Adresse, postalische Adresse), Status der Arbeitsberechtigung.
• Bildungsstand: je nach Land/Region, Ausbildungshintergrund mit Zeugnissen und Bescheinigungen
• Berufserfahrung: früherer beruflicher Werdegang (Berufsbezeichnungen, Daten der Beschäftigung und Zuständigkeiten, relevante Fähigkeiten und Leistungen in früheren Positionen, Referenzen und Arbeitszeugnisse von früheren Arbeitgebern oder Vorgesetzten).
• Fähigkeiten und Qualifikationen: spezifische Fähigkeiten, Nachweise der Beherrschung der Fähigkeiten und der Sprachkenntnisse.
• Zusätzliche Informationen, z.B.: Anschreiben, Lebenslauf, Mappen, Antworten auf bewerbungsspezifische Fragen oder Beurteilungen, Gehalt und Vergütungspaket, Boni, betriebliche Sozialleistungen, Abbildung oder amtlicher Ausweis und/oder Stimme: Informationen über den neuen Mitarbeiter bzgl. seiner/ihrer Abbildung und/oder Informationen die mithilfe von Video- und Audioaufzeichnungsgeräten aufgenommen wurden, sowie alle anderen Informationen, die wir Ihrem Lebenslauf entnehmen können und/oder die Sie in der Bewerbung, der Einstellung, im Vorstellungsgespräch oder der Einstellungsphase angeben.

Diese Kategorien werden nur verarbeitet, wenn diese von Ihnen uns zur Verfügung gestellt wurden oder, falls das Screening solcher Informationen nach lokalem Recht zulässig ist, von Ihnen öffentlich zugänglich gemacht wurden oder diese aus Ihren Bewerbungsunterlagen geschlossen werden können.

     4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 DSGVO

Während des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses, abhängig von dem geltenden Rechtssystem und soweit gesetzlich zulässig, können die Verantwortlichen auch einige besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO erheben. Sie brauchen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten einzureichen, es sei denn, dies ist notwendig.

     5. Gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung

Die Verantwortlichen verarbeiten personenbezogene Daten für den Bewerbungs- und Einstellungsprozess:
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung nach DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO: zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage des Bewerbers,
• weiterhin, soweit der Bewerber seine Einwilligung gegeben hat, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO: mit gegebener Einwilligung zu der Verarbeitung der den Bewerber betreffenden personenbezogenen Daten für den Bewerbungs- und Einstellungsprozess und
• wenn notwendig nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der die Verantwortlichen oder einer der Verantwortlichen unterliegen.

Zur Klarstellung: Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur verarbeitet – wenn überhaupt – in Rechtsordnungen, die die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zulassen und wo eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich ist (z.B. nach der DSGVO) nur

• mit ausdrücklicher Zustimmung des Bewerbers (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO) und des Weiteren
• wenn die Verarbeitung notwendig ist, damit die Verantwortlichen oder der Bewerber die ihm bzw. ihr aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und seinen bzw. ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann, soweit dies nach Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten oder einer Kollektivvereinbarung nach dem Recht der Mitgliedstaaten, das geeignete Garantien für die Grundrechte und die Interessen der betroffenen Person vorsieht, zulässig ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO).

Außerhalb der Anwendbarkeit der DSGVO gelten die entsprechenden Rechtsgrundlagen lokaler Gesetze. Wenn die anderen Rechtsgrundlagen nach lokalem Recht nicht anwendbar sind, stützen wir die Verarbeitung auf die Einwilligung des Bewerbers.

     6. Datensicherheit

Die Verantwortlichen haben angemessene Sicherheitsmaßnahmen eingeführt, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und um zu verhindern, dass diese versehentlich verloren gehen, verwendet, auf unbefugte Weise abgerufen, verändert oder offengelegt werden. Unsere Dienstleister („Auftragsverarbeiter“) werden Ihre personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit unseren dokumentierten Weisungen verarbeiten und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Die personenbezogenen Daten der Bewerber werden auf SAP Servern in den Niederlanden und in Deutschland gespeichert

Ein Teil des Einstellungsprozesses ist ein online Training in der Cloud des Anbieters Easygenerator B.V. mit Datenspeicher in Deutschland und Irland.

Personenbezogene Daten, die in E-Mails enthalten oder in online MS-Teams Besprechungen verarbeitet werden, werden in der Microsoft Cloud in Japan gespeichert.

     7. Datenaustausch

Das ordnungsgemäß bevollmächtigte Personal der Verantwortlichen und der mit ihnen verbundenen Unternehmen können nur nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, soweit nötig“ auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, d.h. wenn sie Kenntnis haben müssen.

Die Verantwortlichen können Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben: (i) wenn die Mitteilung zur Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften erforderlich ist, z.B. auf Anfrage der Justizbehörden; (ii) in Fällen von außerordentlichen Maßnahmen, die auf die Führungskräfte beschränkt sind (z.B.: Fusionen, Akquisitionen, Übertragung von Vermögenswerten, etc.). Die Kategorien der Datenempfänger sind Behörden, Gerichte, potenzielle Käufer des Geschäftsbetriebs der Verantwortlichen, externe Berater (Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfungsunternehmen), deren Liste auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden kann.

Ihre personenbezogenen Daten werden ebenfalls mit unseren Auftragsverarbeitern geteilt (z.B. Anbieter von technischen, administrativen und/ oder organisatorischen Dienstleistungen, wie z.B. die IT und Hosting Unterstützung, Anwendungsanbieter, Marketinganbieter), insbesondere SAP Italia S.p.A., Via Monza 7/A, 20871 Vimercate (MB), Italien (für die Erhebung und Verarbeitung der Daten des Bewerbers für den Bewerbungs- und Einstellungsprozess), Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Irland (für die E-Mail und MS-Teams Kommunikation), Appian Software International LLC, Baarerstrasse 21, 6300 Zug, Schweiz (für die E-Mail Kommunikation vor dem Einstellungsprozess), Google LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA oder wenn Sie Ihren Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder in der Schweiz haben: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (zum Ansehen von Videos).

Wenn Sie auf eine Stellenausschreibung auf einer sozialen Medienplattform klicken, werden Sie zu unserem Auftragsverarbeiter SAP Success Factors weitergeleitet, bei dem Sie Ihre Bewerbungsunterlagen und Informationen einreichen können. Die soziale Medienplattform erfährt nur, dass der weiterführende Link mit der Stellenausschreibung angeklickt wurde.

Wenn Sie ausdrücklich zustimmen, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht nur für Ihre Bewerbung, nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, soweit nötig“, sondern auch für andere Stellenangebote an alle Unternehmen innerhalb Marelli (weltweit) übermittelt und verarbeitet. Ihre Zustimmung ist erforderlich, wenn Sie von anderen Marelli Unternehmen für weitere Stellen, Beförderungen etc. berücksichtigt werden möchten.

Wenn Sie sich auf eine Stelle in einem Unternehmen innerhalb der USA bewerben, beachten Sie bitte, dass wir unter Umständen Ihre personenbezogenen Daten an Dienstleister weitergeben müssen, die Hintergrundprüfungen durchführen.

     8. Datenübermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Wir informieren Sie, dass bei Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, die Verantwortlichen alle geeigneten vertraglichen Maßnahmen ergreifen, um einen angemessenen Schutz der Daten auf der Grundlage geeigneter Garantien im Einklang mit der DSGVO zu gewährleisten, wie
z. B. die von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln zur Regelung der Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR und, falls erforderlich, angemessene zusätzliche Garantien, oder eine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission für zuverlässige Drittländer.

     9. Aufbewahrung von Daten: Wie lange werden wir Ihre Daten speichern?

Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es unbedingt erforderlich ist, um die Zwecke zu verfolgen, für die sie erhoben wurden und um die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Der Zeitraum, nach dem Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, hängt daher von dem Land und der Region ab.

Wenn die Verantwortlichen Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für die oben genannten Zwecke benötigen, bewahren die Verantwortlichen Ihre personenbezogenen Daten zur eingeschränkten Verarbeitung nur so lange auf, wie es für die Feststellung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten gelöscht oder dauerhaft und unwiderruflich anonymisiert. Das bedeutet, dass das einstellende Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten in den folgenden Ländern speichert:

a. im Kandidatenprofil für die länderspezifische Aufbewahrungsfrist gemäß der untenstehenden Tabelle, beginnend mit dem letzten Zugriff auf SuccessFactors (wird aber nicht anonymisiert, solange der Bewerber an einem offenen Bewerbungsverfahren teilnimmt) und

b. in den Bewerberdaten für den länderspezifischen Aufbewahrungszeitraum gemäß der nachstehenden Tabelle, wobei der Aufbewahrungszeitraum mit der Schließung des Stellenangebots im Rekrutierungssystem beginnt: